Concepttekst — laat deze verklaring juridisch toetsen en vul de bedrijfsgegevens (handelsnaam, adres, KVK-nummer, contactadres) aan voordat je publiceert.

Privacyverklaring

Kasflow is boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine bedrijven. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt. Laatst bijgewerkt: oktober 2026.

1. Wie is verantwoordelijk

Kasflow B.V., [adres], KVK [nummer], is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je account. Voor de administratie die jij in Kasflow vastlegt — je klanten, facturen en bonnen — ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Kasflow die gegevens uitsluitend in jouw opdracht. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: bedrijfsnaam, e-mailadres, wachtwoordhash, KVK-nummer, btw-nummer, adres, telefoonnummer, IBAN en je factuurvoorkeuren.
• Administratie: klantgegevens, facturen met regels en btw-tarieven, betaalstatus, btw-aangifte-checkmarks en geüploade bonnetjes (afbeelding of pdf).
• Technische gegevens: IP-adres, tijdstip en actie in een beveiligingslog, sessiecookie en foutmeldingen van de server.
• E-mail: de inhoud van systeemmails die we sturen (verificatie, wachtwoordreset, factuur naar je klant) en de afleverstatus daarvan.

3. Waarom en op welke grondslag

• Uitvoeren van de overeenkomst: je account, je administratie, facturen versturen en back-ups.
• Wettelijke verplichting: fraude of misbruik tegengaan en meewerken aan wettelijke verzoeken.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, foutopsporing en het verbeteren van de dienst. We wegen jouw belangen daarbij af en verwerken zo weinig gegevens als mogelijk.
• Toestemming: alleen waar we die apart vragen, bijvoorbeeld voor producte-mails. Je kunt die toestemming altijd intrekken.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

• Facturen, bonnetjes en de bijbehorende administratie: zolang je account bestaat. De fiscale bewaarplicht van 7 jaar rust op jou als ondernemer; met de export in je instellingen download je op elk moment een volledige kopie.
• Accountgegevens: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we je profiel, klanten, facturen en bonnetjes direct en definitief.
• Beveiligingslog: 12 maanden.
• Verlopen verificatie- en resettokens: direct na gebruik of na het verlopen van de geldigheid.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen niets en delen alleen wat nodig is:

• Hosting en database: onze server in de EU waarop de applicatie en de database draaien.
• E-mail: onze mailprovider, voor systeemmails en het versturen van jouw facturen.
• Back-ups: versleutelde kopieën binnen de EU.

Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten. Gegevens gaan in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte. Gebeurt dat toch, dan alleen met passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen.

6. Beveiliging

Wachtwoorden bewaren we als scrypt-hash, verbindingen lopen via HTTPS met HSTS, sessies verlopen automatisch, inlogpogingen zijn beperkt en elke administratie is technisch gescheiden van andere accounts. Bonnetjes staan buiten de webmap en zijn alleen via een gecontroleerde route op te halen. We loggen beveiligingsrelevante acties zodat misbruik te herleiden is.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. In je instellingen kun je direct al je gegevens downloaden als zipbestand en je account definitief verwijderen. Voor andere verzoeken kun je mailen naar privacy@kasflow.nl; we reageren binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Kasflow gebruikt één functionele cookie voor je sessie. Die is noodzakelijk om ingelogd te blijven en wordt niet gebruikt voor advertenties of tracking. Daarom vragen we geen cookieconsent en plaatsen we geen analytische of marketingcookies.

9. Wijzigingen en contact

Als deze verklaring wezenlijk verandert, laten we dat in de app weten. Vragen? Mail privacy@kasflow.nl.