Concept — deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en vraagt juridische toetsing. Vul de bedrijfsgegevens aan en leg vast welke subverwerkers je gebruikt.

Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Kasflow en geldt tussen jou (verwerkingsverantwoordelijke) en Kasflow B.V. (verwerker). Met het accepteren van de voorwaarden bij registratie sluit je deze overeenkomst.

1. Rollen en onderwerp

Jij bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke welke persoonsgegevens je in Kasflow vastlegt: gegevens van je klanten, contactpersonen, facturen, betaalgegevens en bonnetjes. Kasflow verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren: opslaan, tonen, berekenen, exporteren, back-uppen en — op jouw verzoek — facturen per e-mail namens jou versturen.

2. Instructies

Kasflow verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van jouw instructies en de in deze overeenkomst en de algemene voorwaarden beschreven doelen. Kasflow heeft geen eigen belang bij de inhoud van jouw administratie, gebruikt die niet voor eigen doeleinden en analyseert de inhoud niet voor productdoeleinden.

3. Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (HTTPS met HSTS) en versleutelde opslag van back-ups.
• Wachtwoorden als scrypt-hash; Kasflow-medewerkers kunnen wachtwoorden niet lezen.
• Technische scheiding per administratie: elke query is gekoppeld aan jouw account.
• Bonnen buiten de webmap, alleen bereikbaar via een gecontroleerde route met eigendomcontrole.
• Beperkte inlogpogingen, sessietime-out en een beveiligingslog van 12 maanden.
• Toegang van medewerkers tot productiegegevens is beperkt tot storingen en gebeurtenissen met een expliciete aanleiding.

4. Subverwerkers

Kasflow gebruikt subverwerkers voor hosting, database en e-mailverzending, gevestigd in de Europese Economische Ruimte. De actuele lijst staat in de privacyverklaring. Kasflow meldt een voorgenomen wijziging minimaal 30 dagen van tevoren; maak je bezwaar, dan kun je je gegevens exporteren en je account beëindigen. Met elke subverwerker sluit Kasflow passende verplichtingen, waaronder beveiliging en geheimhouding.

5. Datalekken

Ontdekt Kasflow een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, dan meldt Kasflow dat zonder onredelijke vertraging — en uiterlijk binnen 24 uur na constatering — aan jou, met de informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen vervullen. Kasflow registreert alle inbreuken, ook als er geen meldplicht is.

6. Bijstand en rechten van betrokkenen

Kasflow helpt je bij verzoeken van jouw klanten of medewerkers (inzage, correctie, verwijdering) door gegevens beschikbaar te stellen, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt je eigen administratie altijd direct exporteren als zipbestand met een leesbaar JSON-bestand en de originele bonbestanden. Verstuur je een factuur naar een verkeerd adres, meld het ons dan: we verwijderen de logregel op verzoek.

7. Bewaartermijnen en verwijdering

Kasflow bewaart je administratie zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we je profiel, klanten, facturen en bonnen direct en definitief. De fiscale bewaarplicht van 7 jaar rust op jou als ondernemer: download daarom vóór het verwijderen je volledige export. Back-ups verlopen binnen 35 dagen.

8. Audit en informatie

Op verzoek verstrekt Kasflow de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, zoals een beschrijving van beveiligingsmaatregelen en de lijst met subverwerkers. Een audit op locatie is mogelijk na redelijke kennisgeving en met inachtneming van de vertrouwelijkheid van andere klanten.

9. Duur

Deze overeenkomst geldt zolang je een account bij Kasflow hebt en zolang Kasflow persoonsgegevens in jouw opdracht verwerkt.